Microsoft 365 é o serviço de associação fundamental que orienta todo o trabalho em equipe. Com Microsoft 365 você pode dar a um grupo de pessoas acesso a uma coleção de recursos compartilhados. Esses recursos incluem:
- Uma caixa de Outlook de entrada compartilhada
- Um calendário compartilhado
- Uma SharePoint de documentos
- Um Planner
- Um bloco de anotações do OneNote
- Power BI
- Yammer (se o grupo foi criado a partir Yammer)
- Uma equipe (se o grupo foi criado a partir Teams)
- Roteiro (se você tiver Project para a Web)
- Stream
Com um Microsoft 365, você não precisa atribuir permissões manualmente a cada um desses recursos. Adicionar pessoas ao grupo fornece automaticamente as permissões de que precisam.
Qualquer usuário pode criar um grupo, a menos que você limite a criação de grupo a um conjunto específico de pessoas. Se você limitar a criação de grupos, os usuários que não puderem criar grupos não poderão criar sites do SharePoint, Planners, equipes, calendários de grupos do Outlook, grupos stream, grupos Yammer, bibliotecas compartilhadas no OneDrive ou espaços de trabalho Power BI compartilhados. Esses serviços exigem que as pessoas que os criem sejam capazes de criar um grupo. Os usuários ainda podem participar de atividades de grupo, como criar tarefas no Planner ou usar Teams chat, desde que sejam membros do grupo.
Os grupos têm as seguintes funções:
- Proprietários – Os proprietários do grupo podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas, como a capacidade de excluir conversas da caixa de entrada compartilhada ou alterar configurações diferentes sobre o grupo. Os proprietários do grupo podem renomear o grupo, atualizar a descrição ou a imagem e muito mais.
- Membros – Os membros podem acessar tudo no grupo, mas não podem alterar as configurações de grupo. Por padrão, os membros do grupo podem convidar convidados para ingressar em seu grupo, embora você possa controlar essa configuração.
- Convidados – Os convidados do grupo são membros de fora da sua organização.
Somente administradores globais, administradores de usuários e grupos podem criar e gerenciar grupos no Centro de administração do Microsoft 365. Não é possível ser um administrador delegado (por exemplo, um consultor que é administrador em nome de outra pessoa).
Como administrador, você pode:
- Especificar quem pode criar grupos
- Criar uma política de nomen por grupos em sua organização
- Escolha qual domínio usar ao criar um grupo
- Gerenciar o acesso de convidado a grupos
- Recuperar um grupo excluído (dentro de 30 dias após a exclusão)
Se você preferir uma maneira mais automatizada de gerenciar o ciclo de vida de seus grupos Microsoft 365, você pode usar políticas de expiração para expirar grupos em um intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um email 30, 15 e 1 dia antes da expiração do grupo que permite que eles renovem o grupo se ainda for necessário. Consulte: Microsoft 365 política de expiração de grupo.
Você pode administrar seus grupos do Centro de administração do Microsoft 365 ou usando o PowerShell.
Se você tiver muitos usuários, como em uma grande empresa ou empresa, poderá ter muitos usuários que criam grupos para várias finalidades. É altamente recomendável que você revise Plan for governance in Microsoft 365 grupos para práticas recomendadas.
Limites de grupo
Os seguintes limites se aplicam a Microsoft 365 Grupos:
| Máximo… | Valor |
|---|---|
| Proprietários por grupo | 100 |
| Grupos que um usuário pode criar | 250 |
| Grupos que um administrador pode criar | Até o limite de locatário padrão de 500 K |
| Número de membros | Mais de 1.000, embora apenas 1.000 possam acessar as conversas de Grupo simultaneamente. Os usuários podem notar atrasos ao acessar o calendário e as conversas em grupos grandes Outlook. |
| Número de grupos de que um usuário pode ser membro | 7,000 |
| Armazenamento de arquivos | 1 Terabyte + 10 GB por usuário inscrito + qualquer outro armazenamento adquirido. Você pode comprar uma quantidade ilimitada de armazenamento extra. |
| Tamanho da Caixa de Correio de Grupo | 50 GB |
O número máximo padrão de grupos Microsoft 365 que uma organização pode ter é 500.000. Para ir além do limite padrão, você deve entrar em contato com o Suporte da Microsoft. Para obter mais informações sobre Microsoft 365 de grupos, consulte Microsoft 365 Grupos – Ajuda do administrador.
Gerenciar seus grupos Microsoft 365 é mais eficaz quando você tem informações acessíveis sobre o uso de grupos. O Centro de administração do Microsoft 365 tem uma ferramenta de relatório que permite que você veja o uso de armazenamento, quantos grupos ativos você tem e como os usuários estão usando os grupos.
Rótulos de confidencialidade
Você pode criar rótulos de sensibilidade que os usuários em sua organização podem definir quando eles criam um Microsoft 365 grupo. Com rótulos de sensibilidade, você pode configurar:
- Privacidade (pública ou privada)
- Acesso de usuários externos
- Acesso de dispositivo sem controle
Por exemplo, você pode criar um rótulo chamado Altamente Confidencial e especificar que qualquer grupo criado com esse rótulo será privado e não permitirá usuários externos. Quando os usuários em sua organização selecionam esse rótulo durante a criação do grupo, o grupo será definido como privado e os membros do grupo não terão permissão para adicionar usuários externos ao grupo.
Se você estiver usando rótulos de classificação no momento, eles não estarão mais disponíveis para usuários que criam grupos depois que os rótulos de sensibilidade estão habilitados.
Quais Microsoft 365 planos incluem grupos?
Qualquer Microsoft 365 assinatura que tenha Exchange Online e SharePoint Online dará suporte a grupos. Isso inclui os planos Business Essentials e Business Premium e os planos Enterprise E1, E3 e E5. O grupo assume o licenciamento da pessoa que cria o grupo (também conhecido como “organizador” do grupo). Contanto que o organizador tenha a licença adequada para os recursos que você deseja que o grupo tenha, essa licença será transmitida para o grupo.
Se você tiver um plano somente Exchange, ainda poderá obter a caixa de entrada compartilhada e os recursos de calendário compartilhados de grupos no Outlook, mas não obterá a biblioteca de documentos, o Planner ou qualquer um dos outros recursos.
Microsoft 365 grupos trabalham com Azure Active Directory. Os recursos de grupos que você recebe dependem de qual assinatura Azure Active Directory você tem e quais licenças são atribuídas ao organizador do grupo.
Para todos os recursos de grupos, se você tiver uma assinatura Azure AD Premium, os usuários poderão ingressar no grupo se eles têm ou não uma licença AAD P1 atribuída a eles. O licenciamento não é imposto. Periodicamente, geraremos relatórios de uso que informam quais usuários estão ausentes de uma licença e precisam de um atribuído a eles para estar em conformidade com os requisitos de licenciamento. Por exemplo, digamos que um usuário não tem uma licença e ele é adicionado a um grupo em que a política de nome é imposta. O relatório sinaliza que eles precisam de uma licença.